ADMINISTRASI

ADMINISTRASI  

   A.    PENGERTIAN

   Aministradi memiliki makna berdasarkan beberapa bahasa :

a.      Yunani(Latin)  “ADMINISTRATE” berarti melayani membantu dan berusaha untuk memenihi harapan setiap orang atas kepentingannya.

b.      Bahasa Inggris “Administration” diambil dari perkataan Latin “AD” artinya intendif, “MINISTRATE” berarti to serve maknanya yang melayani.

c.       Secara etimologi, administrasi berarti melayani dengan rapi dan sempurna. 

Menurut beberapa ahli :

a.      Sondang P. Siagian

Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama  antara 2 orang atau lebih yang  didasarkan atas rasionalitastertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. (1994:3)

b.      Drs. Sutarto

Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

1.      Dalam arti sempit

Menurut Soewarno Handayaningrat mengatakan”Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (Bhs. Belanda) yaitu meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknik ketatausahaan”(1988:2)

2.      Dalam arti luas

Menurut The Liag Gie mengatakan “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok  orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu”(1980:9)

Yang mencakup aspek :

1.      Aspek penentuan kebijakan umum

Diperlukan pemikiran dan pelaksanaan seluruh aktivitas organisasi melalui suatu proses, sehingga tujuan dapat tercapai sebagaimana yang diharapkan.

2.      Pengaturan fungsi-fungsi

Kegiatan organisasi/usaha secara sadar dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Oleh karena itu perlu pengaturan setiap fungsi yang ada agar berjalan sesuai dengan fungsi masing-masing.

Aspek-aspek administrasi sebagai objek studi ilmu : 

1.      Administrasi merupakan fenomena sosial

2.      Administrasi merupakan suatu hayat

3.      Administrasi merupakan suatu fungsi tertentu untuk mengendalikan

4.      Administrasi merupakan suatu kelompok orang-orang

5.      Administrasi merupakan seni yang memerlukan bakat (butuh pengalaman)

6.      Administrasi merupakan suatu proses

7.      Administrasi merupakan jenis tingkah laku

8.      Administrasi merupakan suatu praktik

9.      Administrasi merupakan suatu tipe manajemen

  

   B.     UNSUR-UNSUR

   Unsur administrasi sebagai sub konsep (STATIS) :

1.      Organisasi

2.      Manajemen

3.      Komunikasi

4.      Informasi

5.      Personalia

6.      Finansial

7.      Material

8.      Relasi publik 

Unsur administrasi sebagai proses (DINAMIS) : 

1.      Tata Keragaan

2.      Tata Pimpinan

3.      Tata Hubungan

4.      Tata Keterangan

5.      Tata Kepegawaian

6.      Tata Keuangan

7.      Tata Perbekalan

8.      Tata Humas/Public Relation

   C.     ISTILAH dalam administrasi

    Administrasi => Administration

ð  Paper work, office work, clarical work

ð  Tata warkat, tata keterangan, tata usaha

   D.    PENGGOLONGAN

1.      Drs. Soekarno K. Menggolongkan menurut Objeknya : 

a.      Administrasi Negara (Public administration), adalah semua kegiatan dan tindakan yang dilakukan untuk mengatur urusan-urusan negara yang menyangkut kepentingan umum dalam suatu negara.

1)      Administrasi Pemerintah Negara

Ialah semua tindakan yang dilakukan bertujuan untuk melaksanakan kebijaksanaan pemerintah dalam rangka memberikan pelayanan kepada kepentingan rakyat.

Ø  Administrasi sipil

Ialah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh departemen/jawatan pemerintah dan non departemen, yaitu sejak dari kegiatan MPR hingga kegiatan kelurahan.

Ø  Administrasi militer/ABRI

Ialah semua kegiatan dan tindakan diselenggarakan oleh angkatan bersenjata.

2)      Administrasi Perusahaan Negara

Ialah semua kegiatan dan tindakan negara yang bergerak di bidang perusahaan, dalam rangka menyempurnakan pelayanan kepada kepentingan rakyat.

b.  Administrasi Swasta (Private administration) yaitu administrasi yang berobjek swasta/niaga (Business administration) di mana semua kegiatan dan tindakan swasta yang tujuan utamana adalah untuk kepentingan sendiri.

1)      Administrasi niaga (Business Administration)

Adalah kegiatan dan tindakan swasta di bidang niaga yang bertujuan untuk mencari keuntungan dirinya sendiri.

2)      Administrasi Non-niaga (Non Business Administration)

Adalah semua kegiatan dan tindakan swasta dibidang usah-usaha sosial dan kemasyarakatan.

c.   Administrasi Internasional (Internation Administration) yaitu administrasi yang berobjek semua lembaga-lembaga internasional yang betujuan untuk memenuhi kebutuhan negara-negara anggotanya.

1)      Administrasi Niaga Internasional (Business International Adm.)

Adalah semua kegiatan dan tindakan internasional dalam bidng perniagaan dan perekonomian.

2)      Administrasi Internasional Non-niaga (Non Business International Adm.)

Adalah semua kegiatan dan tindakan internasional dalam bidang sosial, budaya dan perekonomian.

2.      Prof. Dr. S. Prayudi Admosudirdjo, SH menurut bidang operasinya : 

a.      Administrasi Negara, yaitu administrasi negara sebagai organisasi yang mengejar tercapainya tujuan yang bersifat kenegaraan.

b.    Administrasi Niaga, yaitu administrasi negara sebagai organisasi yang mengejar tercapainya ujuan yang bersifat keniagaan.

c.    Administrasi Sosial, yaitu administrasi negara sebagai organisasi yang mengejar tercapainya tujuan yang bersifat sosial.

   E.      PROSES

    Proses administrasi terdiri dari beberapa tahap : 

1.      Penentuan tujuan

2.      Perumusan misi yang akan dicapai

3.      Perumusan kebijakan pokok

4.      Pengambilan keputusan

5.      Pelaksanaan:

a.      Perencanaan

Yaitu proses pemikiran dan penentuan daripada hal-hal yang harus dikerjakan da cara mengerjakannya di masa yang akan datang.

b.      Pengorganisasian

Yaitu proses pengelompokan dan pembagian tugas, wewenang, tanggung jawab serta penempatan anggota/tenaga kerja untuk dapat rupa, sehingga tercipta suatu kekuatan yang dapat digerakkan untuk mencapai tujuan.

c.       Penggerakan

Yaitu tindakan untuk memotivasi setiap anggota/tenaga kerja untuk dapat berbuat/bekerja semaksimal mungkin demi tercapainya tujuan.

d.      Pengontrolan

Yaitu pola perbuatan memeriksa dan mencocokkan, agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana dan hasil yang telah ditentukan.